Suivi automatisé des phases et des échéances pour un cabinet d’architecture

Un projet d’architecture avance en six phases, et chacune porte des dates qui glissent.

Esquisse, avant-projet, permis, consultation des entreprises, chantier, réception. Chaque phase a une remise promise, un délai d’instruction, une date limite d’offres, une réunion, une levée de réserves. Ces dates vivent dans un tableur, dans un agenda, dans un mail qu’il faut retrouver, parfois dans la seule tête de la personne qui suit le dossier.

Une date manquée se voit rarement le jour même. Un permis instruit deux mois de plus que prévu décale la consultation, donc l’ordre de service, donc la réception. Personne ne refait le calendrier : on s’en aperçoit quand le maître d’ouvrage demande où en est son projet. Avec cinq dossiers en parallèle, ce recalcul mental occupe la place du travail de conception.

Ce que nous faisons

D’où viennent les dates : nous partons de ce que vous tenez déjà, un tableur ou un agenda partagé, et nous complétons les champs manquants : ouverture de la phase, échéance visée, durée d’instruction estimée, responsable. La saisie reste au même endroit qu’aujourd’hui. Le système lit cette source, il n’en crée pas une deuxième.

Le découpage en phases : chaque dossier est ramené aux six mêmes étapes, avec une date de début et une échéance pour chacune. Une phase non close à sa date bascule en retard. Le calendrier d’un projet tient alors sur une ligne, la même pour tous les dossiers du cabinet.

Ce qui est signalé, et à qui : les alertes restent internes. Un point hebdomadaire liste les échéances des quinze prochains jours, celles qui sont dépassées, et les dossiers sans mouvement depuis un délai que vous fixez. Chacun reçoit les projets qu’il suit. Rien ne part au client ni à l’entreprise à ce stade.

Le report en cascade : quand une date bouge, les phases qui en dépendent se décalent selon des règles écrites avec vous. Une remise d’offres repoussée d’un mois déplace leur analyse, la signature du marché et l’ouverture du chantier. Le nouveau calendrier vous est proposé, et vous gardez la main pour figer une date qui ne doit pas bouger.

La validation humaine avant tout envoi : aucun message ne sort du cabinet tout seul. Un rappel destiné à un client ou à une entreprise est préparé en brouillon, avec le texte et la date en question. Vous lisez, vous corrigez, vous envoyez.

Ce que ça change

Un retard se voit la semaine où il apparaît. Une consultation qui glisse de trois semaines se lit le lundi suivant, quand il est encore possible de prévenir le maître d’ouvrage, de décaler une réunion ou de relancer une administration.

La question « où en est ce dossier » cesse aussi d’être une recherche. La réponse est déjà écrite, à la même place, dans les mêmes termes pour les six phases.

Les limites

Ce suivi ne raccourcit aucun délai : une instruction de permis dure ce qu’elle dure, et une entreprise en retard le reste. Il ne remplace pas un pilotage de chantier et ne devine pas une date que personne n’a écrite. Ce service est par ailleurs en phase bêta : nous l’ouvrons à un petit nombre de cabinets, pour le construire sur des dossiers réels avant de le proposer plus largement.

Où ce suivi commence et où il s’arrête

Le suivi des phases est une brique du service Automatisation IA, et non son point de départ : il vient après l’analyse des tâches répétitives, qui vérifie que vos dates sont assez propres pour être suivies. Les visites qu’il place au calendrier produisent des rapports de chantier, et les rappels qu’il prépare vers un maître d’ouvrage rejoignent les relances client, soumises à la même validation avant envoi.